Co to jest księgowość online?

Księgowość online (zwana też księgowością internetową) ma jeden cel: pomóc właścicielom firm w prowadzeniu księgowości.

Osiąga się to, przede wszystkim, przez możliwość wystawiania faktur sprzedażowych i rachunków, dodawania faktur kosztowych oraz poprawnego obliczania należnego podatku. To wszystko przekłada się na łatwiejsze prowadzenie firmy. Im lepiej firma może śledzić swoje przychody i wydatki, tym większe prawdopodobieństwo, że będzie kontrolować te dwie zmienne, by maksymalizować zyski.

Księgowanie bez specjalnego programu

Spotkałem się kiedyś ze stwierdzeniem, że skoro księgowość polega tylko na śledzeniu wydatków w jednej kolumnie, a sprzedaży w drugiej, dlaczego nie zrobić tego samemu? Przecież można stworzyć sobie arkusz kalkulacyjny w Excelu, dodać dwie kolumny i zbierać podsumowanie poniżej.

Oczywiście, możesz tak zrobić.

Pytanie brzmi, tylko po co?

Zanim przyjrzymy się księgowości online, warto przyjrzeć się zaletom oprogramowania księgowego w porównaniu z niezawodnym narzędziem księgowym wielu firm, jakim jest arkusz kalkulacyjny.

Krótka odpowiedź jest taka, że ​​wraz ze wzrostem firmy rośnie liczba i rodzaj wydatków (a czasem i przychodów). Przedsiębiorstwo jednoosobowe zatrudnia pracowników i zaczyna płacić podatek od wynagrodzeń, dochodowy i, często, podatek VAT. Zaczyna kupować komputery, biurka, krzesła biurowe, bierze samochód w leasing i tak dalej.

Im więcej wpisów w kolumnie wydatków, tym trudniej jest zobaczyć swoje największe koszty. A niekontrolowane koszty są jednym z największych zabójców firm.

Do tego, z każdym nowym zakupem, bardzo trudno jest nie popełnić błędu.

A właśnie za błędy będziemy rozliczani przed urzędem skarbowym, który wytknie nam każdą brakującą złotówkę.

Ponieważ arkusze kalkulacyjne stają się coraz bardziej złożone, musisz poświęcić więcej czasu na ich przeglądanie i aktualizację.

Na przykład, wprowadzenie paragonów wiersz po wierszu do arkusza kalkulacyjnego może zająć kilka godzin. To samo dotyczy kopiowania szczegółów z faktur zakupowych.

Najczęstsze błędy w księgowaniu

Stracony czas to wierzchołek góry lodowej. Ręczne wprowadzanie danych jest podatne na błędy. O ile warto sprawdzić wszystkie dane - czy to dodawane ręcznie, czy automatycznie - w systemie zautomatyzowanym prawdopodobieństwo popełnienia błędu jest znacznie mniejsze.

Innym ważnym powodem przejścia na oprogramowanie księgowe jest uproszczenie i zabezpieczenie przesyłanych informacji do urzędu skarbowego. Oprogramowanie księgowe automatycznie oblicza kwotę podatku, jaką firma powinna zapłacić, i może elektronicznie składać formularze podatkowe i deklaracje.

Największym wyzwaniem dla właściciela firmy jest zrozumienie tego, co dzieje się w jego firmie. Trudno jest znaleźć komercyjnie użyteczne informacje, takie jak porównanie sprzedaży na przestrzeni kilku lat, aby dostrzec różnice sezonowe. Lub znalezienie najlepszych klientów dla określonego produktu w tym roku, w porównaniu do poprzedniego.

Chociaż te zadania można wykonać za pomocą arkusza kalkulacyjnego, programy księgowe mogą pokazać odpowiedzi w ciągu kilku sekund i często bez księgowego. Księgowi mogą  również korzystać z tego oprogramowania, co znacznie ułatwia współpracę między Wami. Jeśli będzie taka konieczność, możesz sam wystawić fakturę kilkoma kliknięciami w aplikacji.

Integracje programu do księgowości

Księgowość online może zwiększyć efektywność firmy przyspieszając i ułatwiając codzienne zadania.

Na przykład może bardzo łatwo łączyć się (i często bezpłatnie) z wieloma innymi programami biznesowymi. Możesz wyświetlić listę klientów z programu księgowego i wysłać im specjalną ofertę lubnewsletter za pośrednictwem narzędzia do e-mail marketingu.

Możesz też chcieć przekazać dane klientów, którzy kupili produkty w Twoim sklepie internetowym, do swojego programu księgowego, abyś mógł dopasować faktury do płatności.

Mocne strony księgowości online

W pewnym sensie program księgowy jest złożonym arkuszem kalkulacyjnym z dużo ładniejszym interfejsem. Ma dwie główne funkcje - rejestrowanie danych finansowych i tworzenie raportów, aby się na nich uczyć.

Przyjrzyjmy się rodzajom informacji, które warto śledzić w Twojej firmie.

Faktury sprzedaży

Kto jest ci winien pieniądze? Czy zapłacił?  Jak długo jest już po terminie płatności? Ile zapłacił Ci w tym roku w porównaniu z rokiem poprzednim? Na te pytania można szybko odpowiedzieć dzięki wykorzystaniu księgowości online.

Regularne wpływy gotówki na Twoje konto bankowe to warunek niezbędny, by firma dobrze funkcjonowała. Jeśli nie wiesz, kiedy, skąd i ile pieniędzy ma wpłynąć na Twoje konto, może zabraknąć Ci ich szybciej niż myślisz. Wiele firm upada, ponieważ nie potrafią zarządzać przepływem gotówki.

Oprogramowanie księgowe online może również pomóc delikatnej windykacji, przez wysyłanie klientom notyfikacji na e-mail o niezapłaconej fakturze.

Rachunki i wydatki

Komu jesteś winien pieniądze? Do kiedy musisz zapłacić, by wyrobić się w terminie? Czy wydałeś więcej pieniędzy w tym miesiącu niż w zeszłym? Śledzenie rachunków jest niezbędne, aby wiedzieć, czy przypadkiem nie wydajesz więcej, niż zarabiasz.

Rachunki pokazują poziom zadłużenia wobec dostawców. Twoje wydatki pokazują, ile już zapłaciłeś. Razem te elementy pokazują, ile Twoja firma konsumuje pieniędzy po to, by wygenerować przychód. Jeśli przychody są stale niższe niż wydatki, to ewidentnie Twoja firma ma problem, który trzeba szybko rozwiązać.

Silne firmy uważnie obserwują swoje wydatki i dbają o to, by nie rosły ponad określony procent ich działalności.

Prosta inwentaryzacja

Wiele firm utrzymuje proste inwentaryzacje w arkuszach kalkulacyjnych.

Program księgowy znacznie ułatwia jej prowadzenie. Śledzenie liczby artykułów na półkach lub przechodzących przez kasy oraz ich katalogowanie na bieżąco, to funkcjonalność każdego programu księgowego online. Dzięki temu będziesz miał zawsze kompletny przegląd Twojej obecnej sytuacji magazynowej.

Amortyzacja środków trwałych

Większość firm potrzebuje środków trwałych do działania.

Samochody i ciężarówki, meble, maszyny, budynki i inne środki trwałe to koniecznośc w przypadku wielu firm. Musisz nimi zarządzać jak wszystkim innym w firmie. I odprowadzić należny podatek lub dokonać odpisów amortyzacyjnych, by podatek zmniejszyć.

Możesz to zrobić w arkuszu kalkulacyjnym, tylko po co? Oprogramowanie księgowe online ponownie sprawia, że ​​czasochłonny proces jest prostszy i szybszy.

Program księgowy online czy instalowany na komputer?

Księgowość online to spora oszczędność czasu i pieniędzy, czyż nie? 

Ale dlaczego używać oprogramowania księgowego online, zamiast podobnego oprogramowania księgowego, które trzeba pobrać na komputer?

Programy księgowe online są popularne, ponieważ łączą możliwości arkusza kalkulacyjnego z formatem znacznie łatwiejszym w użyciu przez osoby niebędące księgowymi. Podczas gdy wielu księgowych nadal korzysta jedynie z desktopowego oprogramowania komputerowego, właściciele firm znacznie częściej korzystają z oprogramowania księgowego online, ponieważ zostało ono zaprojektowane dla nich, a nie dla księgowych.

Pierwszym celem programów księgowych online było całkowite zastąpienie księgowego właśnie takim programem. Dzięki temu, zamiast zatrudniać księgowego (lub wynajmować biuro rachunkowe) wystarczyło, że właściciel firmy korzystał jedynie z programu do księgowości. W prostych przypadkach tak to wygląda do dzisiaj, jednak świat rozliczeń i faktur jest tak skomplikowany, że systemy do księgowości online szybko zaczęły współpracować z księgowymi, zamiast z nimi walczyć.

Teraz najczęściej mamy tzw. model hybrydowy, gdzie korzystamy jednocześnie z usług księgowego i programu komputerowego do księgowości.

Jeśli chodzi o porównanie księgowości online wobec tej instalowanej na komputer, to pierwsza ma cztery najważniejsze zalety, które praktycznie dysklasyfikują tę drugą:

1. Częstsze aktualizacje i naprawy błędów.
2. Płynna praca niezależnie od sprzętu, na którym go uruchamiasz.
3. Dużo lepsze zabezpieczenia danych.
4. Zawsze jedna, aktualna wersja oprogramowania.

Księgowość online to wygoda pracy

Świat oprogramowania przechodzi powolną migrację z komputera stacjonarnego do trybu online.

Oprogramowanie online to kolejny krok w przyszłość. To kolejny etap boomu produktywności zapoczątkowanego przez internet i komputery mobilne. Warto zrozumieć, co sprawia, że ​​ten boom jest tak wyjątkowy.

Istnieje pięć powodów, które wpływają na przenoszenie usług do trybu online:

Wspólna praca

Dużo łatwiej jest pracować razem dwóm lub więcej osobom przy użyciu oprogramowania online.

Zamiast wysyłać e-mailem lub fizycznie plik, użytkownik może wysłać innym zaproszenia do obejrzenia dokładnie tego samego pliku. Możesz zaprosić swojego księgowego lub radcę prawnego do przejrzenia Twoich akt z ich biura, gdy rozmawiasz z nimi przez telefon.

Skraca to czas potrzebny na rozwiązywanie problemów, wyjaśnianie lub doradzanie w zakresie danych finansowych.

Mniej podwójnej obsługi

Księgowy korzystający z własnego programu komputerowego odtwarza Twoje dane finansowe we własnym systemie.

Nie jest to konieczne w przypadku oprogramowania księgowego online, ponieważ księgowy pracuje na tych samych danych.

Oszczędza to dużo czasu i poprawia jakość danych wymienianych między Tobą a Twoim księgowym. Koncepcja ta rozwijała się od jakiegoś czasu, ale dostęp dla wielu użytkowników, jaki zapewnia księgowość online, przyspieszył ją. Bardziej tradycyjne firmy księgowe mogą niechętnie dostosowywać się do tego procesu.

Praca z dowolnego miejsca na Ziemi

Oprogramowania online można używać z dowolnego urządzenia z przeglądarką.

Może znajdować się w Twoim biurze lub w hotelu, na komputerze stacjonarnym lub smartfonie.

Oznacza to, że nie musisz wracać do biura, aby coś sprawdzić. Księgowość online pozwala właścicielom i pracownikom pracować z dowolnego miejsca i kiedykolwiek chcą - o ile mają połączenie z Internetem.

Jedynym wymaganiem jest sensowne połączenie z internetem (co w niektórych miejscach może być utrudnione).

Lepszy przepływ informacji

Współdzielenie informacji w oprogramowaniu stacjonarnym jest zazwyczaj trudne.

Każdy musiał ręcznie eksportować pliki i ponownie importować je w innym miejscu. Oprogramowanie księgowości internetowej może automatycznie i bezpłatnie wymieniać dane z innymi programami online lub pozwala je eksportować jako pliki. To natychmiastowe udostępnianie eliminuje powtarzające się wprowadzanie danych i zapewnia, że ​​wszyscy pracują z najnowszą listą klientów, produktów i faktur.

Ciągłe utrzymanie i rozwój aplikacji online

Firmy, które tworzą oprogramowanie online, nie muszą już poświęcać czasu na utrzymanie wielu wersji jednego programu i zapewnianie im wsparcia.

Dzięki temu mogą dodawać więcej funkcji do istniejącego programu. Tempo rozwoju jest znacznie szybsze niż w przypadku oprogramowania offline. Zamiast corocznej aktualizacji oprogramowanie online jest często aktualizowane kilka razy w roku. Błędy można zidentyfikować i zająć się nimi znacznie szybciej, co przekłada się na lepszą jakość pracy i bezbłędność danych.

Podstawy rachunkowości się nie zmieniają, niezależnie od tego, czy działa na komputerze, czy w programie do księgowości online. Oprogramowanie online wprowadziło ulepszenia we wszystkich obszarach prowadzenia księgowości w porównaniu z oprogramowaniem stacjonarnym lub ręcznym rozliczaniem firm.