Narzędzia do zarządzania projektami

Programy do zarządzania zadaniami są używane przez pojedyncze osoby, zespoły lub całą organizację, aby pomóc w wydajniejszym wykonywaniu projektów poprzez organizowanie i ustalanie priorytetów powiązanych zadań.

Tego typu narzędzia występują w wielu formach. Możemy wyróżnić m. in. podstawowe arkusze kalkulacyjne lub kompletne aplikacje desktopowe. Są też usługi typu SaaS, które służą do zarządzania projektami online i synchronizację wszystkich danych na bieżąco.

Niezależnie od kategorii narzędzia, ma ono pomóc ludziom w:

• Wydajniejszej pracy
• Zmniejszeniu ilości popełnianych błędów
• Utrzymania kontroli wydatków i porządku w projekcie
• Upewnieniu się, że zespół ma właściwe obłożenie
• Dotrzymywaniu terminów
• Przypisywaniu pojedynczych zadań i całych grup funkcjonalności

Programy do zarządzania projektami są odpowiedzią na ogólną potrzebę organizowania, ustalania priorytetów i wizualizacji pracy. Dzięki analizie nauczysz się, jak wykonywać zadania w bardziej efektywny sposób.

Na najbardziej podstawowym poziomie narzędzie do zarządzania zadaniami służy do pomocy osobom, zespołom lub firmom w utrzymaniu porządku.

Najważniejsze zadania programu do zarządzania projektem

Częścią organizacji jest ustalanie priorytetów dla zadań, wizualizacja postępu zadań w trakcie ich realizacji oraz tworzenie analiz lub raportów w celu kierowania przyszłymi zadaniami i przepływami pracy.

Priorytetyzacja

Tablica zadań pozwala uporządkować zadania według priorytetów, dzięki czemu możesz mieć pewność, że najważniejsze rzeczy zostaną wykonane jako pierwsze. Mimo to narzędzia do zarządzania zadaniami można łatwo zaktualizować. 

Ustalając priorytety zadań, jesteśmy w stanie skupić się na tym, w jakiej kolejności należy wykonywać naszą pracę, zamiast przeskakiwać z jednego zadania do drugiego bez jasno wytyczonego kierunku.

Wizualizacja

Wizualizacja zadań pomoże nie tylko w zrozumieniu, co musisz zrobić, ale pomoże ci lepiej poznać projekt jako całość. Oznacza to, że narzędzia do zarządzania zadaniami są łatwo dostępne dla każdego. Kiedy każdy element jest ułożony w sposób łatwy do zrozumienia, zależności stają się jasne, a współpraca jest naturalna.

Analiza

Narzędzia do zarządzania zadaniami zawsze zapewniają jakąś formę analizy, niezależnie od tego, czy jest to utworzona formuła, czy coś wbudowanego w narzędzie.

Narzędzia do zarządzania zadaniami tworzą konkretne dane, które można przeglądać i przetwarzać, aby użytkownicy końcowi mogli łatwo zrozumieć, co robią, co zrobili i jak można to zrobić lepiej. Przeglądając te dane można wyciągnąć bardzo wartościowe wnioski.

Jest to niezbędna część ulepszania sposobu wykonywania zadań.

Rodzaje narzędzi do zarządzania zadaniami

W zależności od potrzeb narzędzia do zarządzania zadaniami mogą być dość proste lub dostarczać niezwykle szczegółowych informacji. Chociaż wszystkie mają wspólną funkcję podstawową, organizowanie pracy, istnieje wiele różnych sposobów podejścia do zarządzania zadaniami.

W większości przypadków narzędzia do zarządzania zadaniami są reprezentowane przez system wierszy i kolumn w postaci siatki i są powszechnie nazywane tablicami zarządzania zadaniami. Systemy zarządzania zadaniami obejmują również wskaźniki lub symbole używane do reprezentowania różnych zadań lub elementów zadania. Może to być wszystko, od obrazów po notatki lub po prostu dane w komórce arkusza kalkulacyjnego.

Większość takich narzędzi można podzielić na trzy kategorie:

1. Ręczne zarządzanie zadaniami
2. Elektroniczne zarządzanie zadaniami
3. Zarządzanie zadaniami online

Szybko opiszmy sobie każdy z tych typów narzędzi do zarządzania projektami, abyśmy mogli lepiej zrozumieć, czym się one między sobą różnią.

Narzędzia do ręcznego zarządzania zadaniami

Narzędzia do ręcznego zarządzania zadaniami są jedną z bardziej podstawowych form systemu zarządzania zadaniami. Zwykle składają się z fizycznych przedmiotów, takich jak biała tablica, tablice korkowe lub nawet długie odcinki papieru przymocowane do ścian. Za tymi narzędziami nie ma wirtualizacji, stąd termin podręcznik.

Będąc dość podstawowym systemem, tego rodzaju narzędzia najlepiej sprawdzają się w przypadku osób lub zespołów, które mają do czynienia z niewielką liczbą rzadko zmieniających się zadań. Organizacje lub branże z bardzo ustandaryzowanymi zadaniami często używają narzędzi do ręcznego zarządzania zadaniami, ponieważ wymagają one mniejszej uwagi, a aktualizacje są rzadsze lub intensywniejsze. To tworzy elastyczny system, który można łatwo zmienić.

Elektroniczne narzędzia do zarządzania zadaniami

Wykorzystując moc obliczeniową, elektroniczne narzędzia do zarządzania zadaniami zapewniają większą elastyczność i funkcjonalność. Cyfrowe lub elektroniczne narzędzia do zarządzania zadaniami nie są ograniczone przestrzenią fizyczną, ale pozwalają użytkownikom dodawać tyle lub mniej informacji, ile chcą. Zwykle obejmują szersze spektrum funkcji, takich jak śledzenie i analityka. W przeciwieństwie do tablic ręcznych, elektroniczne narzędzia do zarządzania zadaniami można zabrać ze sobą w dowolne miejsce z komputerem lub urządzeniem.

Systemy elektroniczne zwykle występują w wielu różnych formach, od podstawowych arkuszy kalkulacyjnych po aplikacje do intensywnego zarządzania zadaniami. Narzędzia te można również zintegrować z innymi aplikacjami zadaniowymi i organizacyjnymi, aby zbudować kompletne rozwiązanie do zarządzania zadaniami przedsiębiorstwa.

Narzędzia do zarządzania zadaniami online

Połącz głębię elektronicznego narzędzia do zarządzania zadaniami z nieograniczonymi możliwościami rozbudowy Internetu i zarządzaj zadaniami online.

Wersje programów online, takie jak tablice Kanban i tablice agile'owe, są szczególnie przydatne dla zespołów, które oprócz pracy ze zdalnymi członkami zespołu podejmują się wielu różnych zadań.

Umożliwiają one łatwe udostępnianie informacji, wskaźników, raportów, analiz lub innych plików za pośrednictwem połączenia internetowego. Większość narzędzi do zarządzania projektami online działa w chmurze, dzięki czemu użytkownicy mogą dzielić wspólną przestrzeń dyskową i tworzyć kopie zapasowe krytycznych informacji bez przeciążania sieci wewnętrznych.

Programy do projektów online oferują również zespołom lepsze metody komunikacji i współpracy. Korzystając z połączenia internetowego, członkowie zespołu mogą otrzymywać aktualizacje statusu za pośrednictwem poczty elektronicznej lub omawiać szczegóły zadania.

Korzyści z używania narzędzia do zarządzania zadaniami

Narzędzia do zarządzania zadaniami są skutecznym zasobem dla zespołów, ale mogą być również wykorzystywane przez osoby indywidualne. Narzędzia do zarządzania zadaniami pomagają użytkownikom końcowym pracować mądrzej, robić więcej i odnosić większe sukcesy.

Prawidłowo zastosowane narzędzia mogą:

Zarządzać obłożeniem i je organizować: dowiedz się, co musisz zrobić i które elementy mają priorytet. Przypisz i wykonaj.

Zwiększać wydajność i produktywność: wykorzystanie optymalnej ilości zasobów i czasu do zadania oznacza mniejszą rotację w cyklu produkcyjnym.

Poprawić jakość pracy: Jakość nigdy nie jest poświęcana na rzecz szybkości produkcji, gdy zadania są zorganizowane, a informacje są właściwie wykorzystywane.

Zmniejszyć straty: wyeliminuj czas spędzony na myśleniu o tym, co robić dalej lub na poprawie zadań, które nie zostały w pełni wykonane w poprzedniej iteracji.

Dotrzymywać terminów: dzięki zorganizowanemu systemowi zarządzania zadaniami Ty i Twój zespół będziecie pracować wydajniej, sprawiając, że łatwiej dotrzymać obiecany termin.

Wybór odpowiedniego narzędzia do zarządzania zadaniami

Wybór narzędzia do zarządzania zadaniami, które najlepiej odpowiada Twoim potrzebom, wymaga czasu i przemyślenia. Metodą prób i błędów możesz przetestować wiodące programy online i zdecydować, który z nich najbardziej Wam odpowiada. Na tym rynku jest wiele narzędzi do wyboru. Niektóre z nich są podstawowe, podczas gdy inne oferują szeroki zakres funkcji, dostarczając wystarczających wskaźników, aby zadowolić nawet najbardziej zapalone zespoły oparte na liczbach.

Należy pamiętać, że złożoność i stopień zaawansowania narzędzia nie czyni go przez to lepszym rozwiązaniem. Trzeba znaleźć złoty środek pomiędzy gąszczem funkcjonalności (z których użyjesz pewnie 10%) a brakiem najbardziej istotnych funkcji czy integracji z popularnymi aplikacjami (jak Slack czy Google Docs).